Instituto de Ingenieros Electricistas y Electronicos Junta de Actividades Regionales (JAR)(IEEE/RAB) Conferencias de Afirmacion Profesional a Estudiantes (CAP-Es / S-PACs) Hoja de Plan Presupuestario S-PACs Favor de suministrar la informacion solicitada. El no hacerlo puede retrasar el proceso de su solicitud. Universidad: __________________________________________ School Name Fecha CAP-Es:__________________________________________ S-PAC date Contacto estudiantil CAP-Es: S-PAC Student Contact Nombre ____________________________________ Name Direccion ___________________________________________ Address ___________________________________________ ___________________________________________ Tel. ___________________________________________ Fax ___________________________________________ Email ___________________________________________ Presumiremos que el contacto estudiantil para la CAP-Es sera nuestro contacto primario respecto a este presupuesto. Contacto alterno: Alternate Contact Nombre ____________________________________ Name Direccion ___________________________________________ Address ___________________________________________ ___________________________________________ Tel. ___________________________________________ ?? Ha hecho contacto con su Coordinador Regional ? si o no ____ Favor Remitir por correos o fax sus formularios llenos con 6 semanas de anticipacion a su CAP-Es a: IEEE Student Services Coordinator 445 Hoes Lane / PO Box 1331 Piscataway, New Jersey, U.S.A. 08855-1331 tel. (908) 562-5523 fax (908) 463-3657 pag. 1 de 7 Seccion 1. Descripcion del Programa / Program Description 1. Favor bosquejar el formato de su CAP-Es debajo. (i.e. Num. de Conferenciantes, tarde, ma~nana, el dia, comidas etc.) / Please outline your S-PAC format below. (e.g. number of speakers, afternoon, morning, all day, meal included, etc.) 2. Resumen del Programa / Program Summary Conferenciantes/Speakers Nombre/Name Tema /Topic Maestro de Ceremonias/ No aplica / Master of Ceremony _________________ Not applicable Conferenciante #1 Speaker #1 _________________ _________________ Conferenciante #2 Speaker #2 _________________ _________________ Conferenciante #3 Speaker #3 _________________ _________________ Conferenciante #4 Speaker #4 _________________ _________________ Conferenciante tras comida/ After Meal Speaker _________________ _________________ Panel de Discusion/ Discussion Panel:Si/No - Yes/No _____ ¿Temas?/Topics? (Favor listar/Please list) ____________________________ ____________________________ Talleres/Workshops Si/No - Yes/No ¿Temas?/Topics? (Favor listar/Please list) ____________________________ ____________________________ página 2 de 7 Seccion 2. Estimado de Asistencia / Attendance Estimate Asunto/ Item Description Subtotales/ Subtotals Totales/totals Numero de asistentes pagando "con comida"[nota A] Number of paying attendees "incl. meal"[note A] Estudiantes miembros IEEE/ IEEE Student Members _____N.1 Nuevos Estudiantes miembros IEEE/ New IEEE Student members _____N.2 no miembros Ests. IEEE [nota B]/ Non-IEEE St. members [note B] _____N.3 Subtotal _____N.4 Numero de asistentes pagando "solo Conf." [nota A] Number of paying attendees "Conf. only" [nota A] Estudiantes miembros IEEE/ IEEE Student Members _____N.5 Nuevos Estudiantes miembros IEEE/ New IEEE Student members _____N.6 no miembros Ests. IEEE [nota B]/ Non-IEEE St. members [note B] _____N.7 Subtotal _____N.8 Total de asistencia pagando/Total number of paying attendees = N.4 + N.8 _____N.9 Cortesia "con comida" [nota C]/ Complimentary "incl. meal" [note C] _____N.10 Cortesia "sólo Conf." Complimentary "conf. only" [note C] _____N.11 Total asistencia de cortesia/Total number complimentary attendees = N.10 + N.11 _____N.12 Abajo, por favor indique como llego al estimado de asistencia [nota A]/ In the space below, please explain how you arrived at your attendance estimates [note A]. ( en ingles por favor, si no, pues en espa~nol) Notas: [A] Sea realista en sus estimados de asistencia. Use experiencias pasadas en CAP-Es, si disponibles, mantenga en mente su membresia actual y potencial. Consulte con su Coordinador Regional de CAP-Es sobre asistencia potencial. [B] No miembros estudiantes de IEEE incluye: miembros de la Facultad, personas de la seccion, esposos, otros estudiantes, etcetera. Cuando otras sociedades profesionales (como ASME o CSME) deseen participar y contribuir al financiamiento, podra tratarlos como una categoria especial; para mas informacion consulte al Presidente de SAAP/CAE ( SAC/SPAA ) o a Servicios a Estudiantes de IEEE (sus direcciones aparecen en las paginas introductorias de este documento). [C] Los siguientes son regularmente considerados invitados (cortesia - no necesitan boletos): Gerencia Academica (como el Presidente o Rector de la universidad, el Decano de Ingenieria, el Director de Departamento de IE), el Consejero de IEEE y los Conferenciantes. pagina 3 de 7 Seccion 3. Estimado de Gastos / Expense Estimate Asunto / Item Description. ____________________________________________________________________________ ____ Costo de Comida (por persona)[notas A,B]/ Meal Cost (per person)[notes A,B] $_____ E.1 Costo de Refrigerios (por persona)[notas A,C]/ Refreshment Cost (per person)[notas A,C] $_____ E.2 Comida ante/post conf. con Conferenciantes [notas A,D]/ Pre/Post Conference Meal with Speakers [notas A,D] $_____ E.3 Costo Invitados Cortesia/Complimentary Guest Costs = E.1 x N.10 + E.2 x N.12 $_____ E.4 Salon y audiovisuales [nota E]/ Lecture Hall and Audio/Video [note E] $_____ E.5 Misceláneos [notas F,G]/Miscellaneous [notes F,G] Imprenta y Programas/ Printing and Programs $_____ Anuncios y Promocion/ Advertising and Promotion $_____ Regalos para sorteo/ Door Prizes $_____ Subtotal Miscelaneos/Subtotal Miscellaneous $_____ E.6 Otros/Other _______________________________ $_____ E.7 Gasto fijo por persona/Fixed expense per person = (E.3 + E.4 + E.5 + E.6 + E .7) / N.9 $_____ E.8 Gasto total por persona ("con comida")/ Total expenses per person ("incl. meal") $_____ E.9 = E.1 + E.2 + E.8 Gasto total por persona ("sólo Conf.")/ Total Expenses per person ("Conf. only") $_____ E.10 = E.2 + E.8 Gasto total ("con comida")/Total expenses ("incl. meal") = E.9 x N.4 $_____ E.11 Gasto total ("sólo Conf.")/Total expenses ("Conf. only") = E.10 x N.8 $_____ E.12 Gasto total/Total expenses = E.11 + E.12 $_____ E.13 Notas: [A] En todo costo incluya propinas e impuestos. [B] Al planificar una comida, mantenga el precio razonable; i.e. trate menos de US $15 por persona (impuesto y propinas incluidas) [C] Mantenga el costo de los refrigerios bajo; i.e. trate menos de US $2 (impuesto y propina incl.). Esto puede subir un poco (digamos US $5), si no se planifica comida. [D] A menudo, antes de la CAP-Es, usted lleva a desayunar o a almorzar a los conferenciantes (si el desayuno o almuerzo no forman parte del CAP-Es), o quiza a cenar después de la CAP-Es (si no se incluyo la cena). No cuente comidas incluidas en la CAP-Es. [E] Trate de conseguir gratis de la universidad el salon de conferencias y el equipo audiovisual. [F] Trate que algunas compa~nias donen los regalos para sorteos; i.e. una calculadora o un certificado de regalo. Puede lograr otras cosas donadas, tales como los impresos. [G] No incluya donaciones como costos, por ejemplo, si una compa~nia dona un certificado por $100 para el sorteo entre asistentes, no incluya ese sorteo como costo. pagina 4 de 7 Seccion 4. Estimados de Ingreso / Income Estimates Asunto / Item Description Subtotales/Subtotals Totales/Totals ________________________________________________________________ Universidad/School: Rama/Branch $_____ Departamento/Department $_____ Facultad/Faculty $_____ Universidad/University $_____ Unión de Ests./Sts. Government $_____ Otros/Other_________________ $_____ Subtotal de la universidad/Subtotal for School Income $_____ I.1 IEEE (sin incluir JAR)/IEEE (not including RAB) Seccion/Section (Nombre/Name______________) $_____ Consejo/Council (Nombre/Name______________) $_____ Region/Region (Nombre/Name______________) $_____ CAPI/PACE (Nombre/Name______________) $_____ Subtotal para IEEE[nota A]/Subtotal for IEEE[note A] $_____ I.2 Otros ingresos en efectivo (¿quien?, ¿cuanto?) /Other Cash Income (who?, how much?) ___________________________ $_____ ___________________________ $_____ Subtotal Otros ingresos [note B]/ Subtotal for Other income [note B] $_____ I.3 Ingreso Total/Total Income = I.1 + I.2 + I.3 $_____ I.4 Ingreso Total por persona ("con comida")/ Total Income per person ("meal incl.") = (I.4 x E.11 / E.13) / N.4 $_____ I.5 Ingreso Total por persona ("sólo Conf.")/ Total Income per person ("Conf. only") = (I.4 x E.12 / E.13) / N.8 $_____ I.6 Notas/Notes: [A] JAR (RAB) espera que usted busque todo el financiamiento disponible de las entidades de IEEE (Sección, Region, Consejo (o Area)). Su Coordinador Regional de CAP-Es le ayudara a establecer comunicacion con las personas que representan estas entidades de IEEE. Favor de indicar su contacto y si le tienen financiamiento confirmado (si/no). [B] No incluya donaciones en bienes como ingreso. Liste solamente el efectivo provisto que usted puede gastar segun sea necesario. Por ejemplo, si una compa~nia le dona un certificado de regalo por $100 para un sorteo entre asistentes no lo incluya como ingreso ( usted no lo puede gastar! ) Seccion 5. Analisis de Costos / Cost Analysis Asunto / Item Description ________________________________________________________________ ____ Costo Total por persona ("con comida") Total Cost per person ("meal incl.") = E.9 - I.5 $______ C.1 Costo Total por persona ("sólo Conf.") Total Cost per person ("Conf. only") = E.10 - I.6 $______ C.2 Costo Total/Total Cost = (C.1 x N.4) + (C.2 x N.8) $______ C.3 El Costo por persona (C.1, C.2) le ayuda a determinar el precio de sus boletos. página 5 de 7 Seccion 6. Analisis de Ganancia en Boletos / Ticket Revenue Analysis Asunto / Item Description Subtotales/Subtotals Totales/Totals Ganancia Ests. Miembros IEEE [nota A] /IEEE Student Member Revenue [note A] Con comida/Meal Incl. N.1 x $_____= $_____ Solo Conf./Conf. Only N.6 x $_____= $_____ Subtotal/Sub-total $_____ R.1 Ganancia Nuevos Ests. Miembros IEEE[nota B]/ New IEEE Student Member Revenue[note B] Con comida/Meal Incl. N.2 x $_____= $_____ Solo Conf./Conf. Only N.7 x $_____= $_____ Subtotal/Sub-total $_____ R.2 Ganancias de No Miembros[nota C]/Non member Revenue[note C] Con comida/Meal Incl. N.3 x $_____= $_____ Solo Conf./Conf. Only N.8 x $_____= $_____ Subtotal/Sub-total $_____ R.3 Solicitud de Subsidio JAR/RAB Subsidy Request Ests. Miembros IEEE("con comida")/IEEE Student Members("meal incl.") Primeros 100 asistentes (hasta $4/p) First 100 attendees (up to $4/p) $_____ Proximos 100 asistentes (hasta $2/p) Next 100 attendees (up to $2/p) $_____ Ests. Miembros IEEE("Sólo Conf.")/IEEE Student Members("Conf. only") Primeros 100 asistentes (hasta $2/p) First 100 attendees (up to $2/p) $_____ Proximos 100 asistentes (hasta $1/p) Next 100 attendees (up to $1/p) $_____ Ests. nuevos Miembros IEEE("con comida") /New IEEE Student Members("meal incl.") Primeros 50 asistentes (hasta $8/p) First 50 attendees (up to $8/p) $_____ Proximos 50 asistentes (hasta $4/p) Next 50 attendees (up to $4/p) $_____ Ests. nuevos Miembros IEEE("Solo Conf.") /New IEEE Student Members("Conf. only") Primeros 50 asistentes (hasta $4/p) First 50 attendees (up to $4/p) $_____ Proximos 50 asistentes (hasta $2/p) Next 50 attendees (up to $2/p) $_____ Subtotal[nota D]/Sub-Total[note D] $_____ R.4 Ganancia Total (incluido Subsidio JAR)/ Total Revenue(including RAB Subsidy) =R.1 + R.2 + R.3 + R.4 $_____ R.5 (Debe igualar Costo Total,C.3) /(This should equal Total Cost, C.3) Notas/Notes [A] Debe haber un diferencial entre el precio a miembros y a no miembros de IEEE. El Subsidio de JAR (RAB) es para apoyo a miembros de IEEE solamente. Como prueba, use para miembros ests. de IEEE, $6 con comida y de $1 a $2 para los solo Conferencia. [B] Intente el precio de boletos para que los miembros nuevos no paguen o paguen el menor precio. El subsidio de JAR (RAB) esta diseñado para estimular la participacion de miembros nuevos. [C] El precio a no miembros debe al menos cubrir el costo por persona (C.1 o C.2), segun corresponda); usted puede mejorar la ganancia por no miembros redondeando hacia arriba sus precios; i.e., si cuesta $8.25 por persona ("con comida"), podria cobrarle $10. El ingreso extra puede permitirle bajar el precio a los Ests. Miembros de IEEE (o a los miembros nuevos). [D] ADVERTENCIA: NO PUEDE USAR EL SUBSIDIO DE JAR (RAB) PARA GENERAR GANANCIAS página 6 de 7 Resumen Presupuestario de la CAP-Es Estimado de Gastos/ Expense Estimate Costo Total de Comidas (E.1 x N.4) $______ Total meal cost Costo Total Refrigerios (E.2 x N.9) $______ Total Refreshment Cost Comida sólo con Conferenciantes (E.3)$______ Pre/Post Conference Meal with Speakers Invitados (E.4)$______ Special Guests Salón de Conferencia y Equipos Audiovisuales (E.5)$______ Lecture Hall and Audio/Visual Miscelaneos (E.6)$______ Miscellaneous Otros (E.7)$______ Other Total Total $______ Estimado de Ingresos Income Estimate: Universidad (I.1)$______ School IEEE (no incluya Subsidio de JAR) (I.2)$______ IEEE (do not include RAB Subsidy) Otros Ingresos en efectivo (I.3)$______ Other Cash Income Subsidio de JAR solicitado (R.4)$______ RAB Subsidy Ganancia por Boletos (R.1 + R.2 + R.3)= $______ Ticket Revenue Total Total $______ Balance : Estimado de Ingresos - Estimado de Gasto $ debe ser "0.00 Income Estimate - Expense Estimate FAVOR DE OBSERVAR: El Subsidio de JAR no se puede usar para generar ganancias. __________________________________________________________________ Estimado de Gastos de Viaje de Conferenciantes en Región 9 / Region 9 Speaker Travel Expense Estimate Conferenciante:____________ Viaja desde_________ $_______ Speaker Name Travelling from Conferenciante:____________ Viaja desde_________ $_______ Speaker Name Travelling from Conferenciante:____________ Viaja desde_________ $_______ Speaker Name Travelling from Conferenciante:____________ Viaja desde_________ $_______ Speaker Name Travelling from Total Estimado de Gastos de viaje $_______ Total Travel Expense Estimate Nota: JAR normalmente financia el viaje de sólo un Conferenciante no local. Si ésto causa problemas, favor de comunicarse con su Presidente del SAAP/JAR (RAB/SPAA) o con Servicio a Estudiantes de IEEE. _______________________________________________________________ Completado por: ____________________ Fecha:______________ Compiled By Date página 7 de 7